1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z serwisem TranskrypcjaAI jest Tervyxa Systems sp. z o.o., operator marki TranskrypcjaAI.
Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych: kontakt@transkrypcjaai.pl.
Nie został wyznaczony Inspektor Ochrony Danych (IOD).
2. Jakie dane przetwarzamy
W formularzu kontaktowo-wycenowym możemy otrzymać dane podane bezpośrednio przez osobę kontaktującą się z nami:
- imię lub oznaczenie osoby kontaktowej;
- adres e-mail;
- nazwę firmy — jeżeli zostanie podana;
- informacje zawarte w briefie wyceny, w tym rodzaj materiału, język, przybliżony czas, liczbę rozmówców, oczekiwane rezultaty, termin, wymagania dotyczące prywatności oraz dodatkowe uwagi;
- techniczne dane antyspamowe związane z obsługą formularza.
Publiczny formularz kontaktowo-wycenowy nie służy do przesyłania nagrań audio ani wideo.
Osobno, na stronie transkrypcji audio, działa ograniczona wersja próbna. W jej ramach przetwarzane mogą być:
- wybrany przez użytkownika plik audio do 60 sekund i 8 MiB, w tym głosy i inne informacje zawarte w nagraniu;
- techniczne metadane pliku potrzebne do sprawdzenia typu, rozmiaru i długości;
- wybrany język przetwarzania;
- losowy identyfikator sesji tworzony w pamięci bieżącej karty przeglądarki na potrzeby ograniczenia liczby prób;
- wygenerowany wynik transkrypcji, segmenty czasowe i WebVTT — jeżeli silnik je zwróci.
3. Cele i podstawy prawne
Zapytanie o wycenę i działania przed zawarciem umowy. Jeżeli kontaktujesz się we własnym imieniu w celu uzyskania oferty lub zawarcia umowy, dane przetwarzamy w zakresie niezbędnym do podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Próbna transkrypcja uruchamiana na Twoje żądanie. W zakresie, w jakim przetwarzanie Twoich danych jest niezbędne do wykonania żądanej próby przed ewentualnym zamówieniem usługi, podstawą może być art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Nie oznacza to automatycznie, że ta sama podstawa dotyczy każdej osoby, której dane mogą znajdować się w przesłanym nagraniu.
Ochrona demo przed nadużyciami i zapewnienie jego działania. Ograniczanie liczby prób, obsługa błędów i techniczne zabezpieczenia mogą opierać się na naszym prawnie uzasadnionym interesie — art. 6 ust. 1 lit. f RODO — polegającym na ochronie usługi przed nadużyciami i utrzymaniu jej dostępności.
Nagrania zawierające dane innych osób. Osoba przesyłająca materiał powinna mieć prawo i odpowiednią podstawę do jego przekazania. Wymagane potwierdzenie przy uploadzie jest oświadczeniem dotyczącym materiału; nie jest „zgodą RODO” innych osób występujących w nagraniu. Role i podstawy prawne w projektach zawierających dane powierzone przez klienta mogą zależeć od konkretnej relacji i — w szczególności przy współpracy B2B — mogą wymagać odrębnych ustaleń lub umowy powierzenia.
Kontakt osoby działającej w imieniu firmy lub zwykła korespondencja. Jeżeli kontakt nie jest bezpośrednio objęty art. 6 ust. 1 lit. b RODO, podstawą może być nasz prawnie uzasadniony interes — art. 6 ust. 1 lit. f RODO — polegający na obsłudze i dokumentowaniu korespondencji biznesowej oraz udzielaniu odpowiedzi.
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń. Jeżeli powstanie realna potrzeba zachowania danych w związku z roszczeniem lub sporem, podstawą może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO, wyłącznie w zakresie koniecznym i proporcjonalnym.
Obowiązki prawne po zawarciu umowy. Jeżeli po zawarciu umowy konkretne przepisy wymagają przechowywania określonej dokumentacji, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie danego obowiązku.
Nie wykorzystujemy formularza ani próbnej transkrypcji do zapisywania użytkownika na marketing.
4. Jak długo przechowujemy dane
- zapytania kontaktowe i wycenowe, które nie kończą się zawarciem umowy: do 12 miesięcy od zakończenia korespondencji;
- jeżeli zapytanie prowadzi do umowy: dane objęte dalszą relacją mogą być przechowywane przez okres wymagany dla realizacji umowy, obowiązków prawnych oraz — gdy jest to uzasadnione — do upływu właściwych terminów dochodzenia lub obrony roszczeń;
- w publicznej próbie transkrypcji kod aplikacji nie zapisuje przesłanego pliku ani wyniku do własnej bazy, R2, KV, D1, Durable Objects ani Vectorize; wynik jest zwracany do bieżącej karty przeglądarki;
- losowy identyfikator sesji demo jest utrzymywany wyłącznie w pamięci bieżącej strony i nie jest przez aplikację zapisywany w localStorage, sessionStorage ani cookie;
- dane techniczne i treści przetwarzane przez dostawców infrastruktury mogą podlegać ich własnym zasadom przetwarzania niezbędnym do świadczenia, bezpieczeństwa i obsługi usług.
Brak własnego magazynu aplikacyjnego w wersji próbnej nie jest obietnicą „zero retention” po stronie dostawcy infrastruktury. Nie stosujemy jednej nieograniczonej retencji dla wszystkich kategorii danych.
5. Odbiorcy i dostawcy infrastruktury
Dane mogą być przetwarzane przez podmioty wspierające działanie serwisu i obsługę usług, wyłącznie w zakresie właściwym dla danej funkcji. Obecna architektura wykorzystuje w szczególności:
- GitHub Pages — hosting statycznej strony; dokumentacja GitHub wskazuje, że adres IP odwiedzającego stronę GitHub Pages jest logowany i przechowywany w celach bezpieczeństwa;
- Cloudflare — DNS/proxy, Worker formularza kontaktowego oraz osobny Worker próbnej transkrypcji;
- Cloudflare Workers AI — zarządzane przetwarzanie krótkiego pliku audio w celu wygenerowania wyniku próbnej transkrypcji;
- dostawcę poczty elektronicznej wykorzystywanej przez administratora do odbioru i obsługi korespondencji.
Cloudflare w dokumentacji Workers AI klasyfikuje wejścia audio i wygenerowane wyniki jako Customer Content i deklaruje, że nie wykorzystuje Customer Content do trenowania modeli dostępnych w Workers AI ani do ulepszania usług Cloudflare lub usług stron trzecich bez wyraźnej zgody klienta Cloudflare.
Dane mogą być również ujawnione podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, jeżeli powstanie taki obowiązek.
6. Przekazywanie danych poza EOG
Nie deklarujemy, że wszystkie dane pozostają wyłącznie w Polsce lub w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Cloudflare i inni dostawcy infrastruktury działają globalnie i mogą korzystać z podmiotów przetwarzających lub infrastruktury poza EOG.
W takim przypadku zastosowanie mają mechanizmy przewidziane przez RODO odpowiednie dla danego dostawcy i transferu, w szczególności decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony, Data Privacy Framework, standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej lub inne właściwe zabezpieczenia z rozdziału V RODO. Cloudflare publikuje Data Processing Addendum obejmujący m.in. zasady podpowierzenia i transferów.
7. Twoje prawa
W granicach wynikających z RODO możesz żądać:
- dostępu do swoich danych;
- sprostowania danych;
- usunięcia danych;
- ograniczenia przetwarzania;
- przenoszenia danych — jeżeli spełnione są warunki art. 20 RODO;
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Wniosek dotyczący tych praw możesz przesłać na kontakt@transkrypcjaai.pl. Możemy poprosić o informacje konieczne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie.
Masz również prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznasz, że przetwarzanie narusza przepisy o ochronie danych.
8. Czy podanie danych jest obowiązkowe
Podanie danych przez formularz kontaktowy jest dobrowolne, ale imię/osoba kontaktowa, adres e-mail oraz wymagane elementy briefu są potrzebne, aby przyjąć i obsłużyć zapytanie. Nazwa firmy jest opcjonalna.
Skorzystanie z próbnej transkrypcji jest również dobrowolne. Bez przesłania poprawnego pliku audio, wyboru wymaganych ustawień i potwierdzenia prawa do przekazania materiału nie możemy wykonać próby.
9. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Próbna transkrypcja automatycznie generuje tekst na podstawie pliku audio, ale nie służy do podejmowania wobec użytkownika decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne skutki. Nie używamy jej do automatycznego rozpoznawania tożsamości rozmówców. Nie prowadzimy profilowania marketingowego.
10. Cookies, analytics i pamięć przeglądarki
Kod aplikacji TranskrypcjaAI nie uruchamia obecnie Google Analytics, Meta Pixel ani innych narzędzi marketingowego śledzenia. Nie zapisuje danych użytkownika w localStorage ani sessionStorage na potrzeby śledzenia.
Wersja próbna tworzy losowy identyfikator sesji wyłącznie w pamięci bieżącej strony, aby ograniczyć liczbę prób. Kod aplikacji nie utrwala go w cookie, localStorage ani sessionStorage.
Nie oznacza to braku technicznych logów lub danych eksploatacyjnych po stronie dostawców hostingu, sieci, infrastruktury AI lub poczty. Takie dane mogą być przetwarzane dla bezpieczeństwa, diagnostyki i świadczenia infrastruktury.
Jeżeli w przyszłości zostanie uruchomiona analityka, reklama lub technologia wymagająca dodatkowej podstawy/zgody, polityka zostanie zaktualizowana przed jej aktywacją.
11. Nagrania i próbna transkrypcja
Publiczna próba działa według ograniczonego przepływu: przeglądarka → Worker TranskrypcjaAI na Cloudflare → Cloudflare Workers AI → wynik do tej samej przeglądarki.
Wersja próbna przyjmuje wyłącznie audio do 60 sekund i 8 MiB. W kodzie tej funkcji nie konfigurujemy własnego trwałego magazynu nagrania ani transkryptu i wyłączyliśmy observability Workera. Nie twierdzimy jednak, że oznacza to brak jakiegokolwiek przetwarzania technicznego, logowania lub retencji na poziomie dostawcy infrastruktury.
Przesyłając materiał, potwierdzasz, że masz prawo przekazać go do przetworzenia i że jego przesłanie nie narusza praw osób trzecich. Nie przesyłaj nagrania, którego nie masz prawa przekazać.
Ta próbna funkcja nie zastępuje indywidualnych ustaleń dotyczących pełnych projektów, materiałów poufnych, szczególnych wymagań bezpieczeństwa, umów powierzenia, retencji lub sposobu przekazania większych nagrań.
12. Bezpieczeństwo
Stosujemy podejście polegające na ograniczaniu zakresu danych, limitowaniu publicznego demo i ujawnianiu tylko zweryfikowanych faktów o architekturze. Nie składamy obietnic typu „100% bezpiecznie”, „100% prywatnie” ani ogólnej deklaracji zgodności każdego wariantu usługi z konkretnym standardem bez odrębnej weryfikacji.
13. Zmiany polityki
Polityka może zostać zaktualizowana, gdy zmieni się prawo, dostawcy, zakres danych albo funkcje serwisu. Data wersji znajduje się na początku dokumentu. Istotne zmiany powinny być wprowadzane przed uruchomieniem funkcji, której dotyczą.
14. Źródła i standard przejrzystości
Zakres obowiązku informacyjnego, podstaw prawnych i praw osób wynika przede wszystkim z RODO, w szczególności art. 6, 13 oraz 15–22. Przy opisie infrastruktury opieramy się na aktualnych dokumentach dostawców.